Strategie voor de Risicoanalyse: Q&A
Wat zijn de best practices om de risicoanalyse die in theorie door de werkgever dient opgesteld te worden, los te koppelen van de preventiedienst naar de hiërarchische lijn, zodat het leeft op de werkvloer?
Wat we zien gebeuren is dat preventiediensten deze loskoppeling trachten te bereiken door in te praten op werkgever en leidinggevenden met de mededeling dat het hun verantwoordelijkheid is om de risicoanalyse uit te voeren, en dat de preventiedienst enkel advies zou moeten geven. Dat roept veel weerstand op, en een van de redenen voor die weerstand is dat het te kort door de bocht is om het op die manier te stellen, en dat risicoanalyse een veel complexer verhaal is dan dat. Door het volledige beeld te schetsen (in de strategie voor de risicoanalyse) en ook te communiceren, creëer je veel meer goodwill.
Wanneer je erin slaagt om de risicoanalyse te (laten) benaderen als een project, dan wordt ook snel duidelijk dat er eerdere partijen betrokken zijn bij de uitvoerging van het project, en dat de taken verdeeld worden over die diverse partijen.
Concreet betekent dat in dit geval dat je de strategie voor de risicoanalyse een volledige lijst van te analyseren topics / te maken analyses zal omvatten, gekoppeld aan de functies/personen die deze analyses zullen uitvoeren. Sommige daarvan zullen organisatiebreed uitgevoerd worden met ondersteuning van pakweg de HR‐afdeling (bv psychosociale aspecten), de technische dienst (bv elektrische installaties), of interne of externe experten (bv geluid of asbest). Voor enkele topics zal de interne preventiedienst zelf optreden als intern expert. De resterende topics zullen door de hiërarchische lijn, samen met werknemers gemaakt worden onder de vorm van concrete analyses op de werkvloer (werkpost of taakgericht).
Als je erin slaagt om dit ook helder te communiceren, namelijk dat de risicoanalyse een gezamenlijke inspanning is waar meerdere partijen een bijdrage aan leveren volgens hun eigen expertise en insteek, wordt de kans ineens een stuk groter dat de diverse partijen op een andere manier in het verhaal gaan staan. Want wie kent de werkvloer beter dan degene die er werken en/of er rechtstreeks leiding geven? De logica zegt dat een aantal gegevens daar te vinden zijn.
Elke beoordeling dient u ergens aantoonbaar te onderbouwen. Zijn de documenten bvb de mails / verslagen niet de onderbouw voor de regels in de strategie die je bijhoudt?
Risicoanalyse moet inderdaad gedocumenteerd worden. Die documentatie zelf kan heel wat vormen aannemen. We moeten afstappen van het idee dat er zoiets bestaat als “het model voor een risicoanalyse”. Niet elke risicoanalyse ziet er uit als een nette tabel met cijfertjes. In de strategie kan je ook verwijzen naar de wijze van documenteren, zodat je de risicoanalyses in kwestie gemakkelijk kan terugvinden.
De vorm van de documentatie kan heel divers zijn. Een verslag van een expert, een onderbouwde mail, een excel‐tabel, … Het kunnen allemaal vormen van risicoanalyse zijn. Qua documentatie is het vooral belangrijk om ze gemakkelijk terug te vinden. Een mail kan dus wel een risicoanalyse documenteren, maar dan moet hij wel ergens toegankelijk opgeslagen worden, en niet ver weg in de mailbox van de preventieadviseur blijven steken.
Hetzelfde geldt overigens voor alle risicoanalyses van andere partijen. Heel wat preventieadviseurs bewaken de risicoanalyses alsof hun leven ervan afhangt, en geven maar met mondjesmaat toegang tot anderen. Ook het delen van de risicoanalyses op een voor iedereen toegankelijke manier (en dat kan tegenwoordig vrij gemakkelijk, aangezien het meeste in digitale vorm bestaat), verhoogt ook de betrokkenheid.
Lukt het de andere preventieadviseurs in deze groep om hun hiërarchische lijn zelfstandig een RIE te laten uitvoeren?
Dit is sowieso een proces dat moet evolueren. Zelf opleiding blijven geven is belangrijk alsook het ontwikkelen van duidelijke instructies en handleidingen ivm de methodieken die men moet hanteren. Daarnaast is communicatie een sleutelfactor. Blijven communiceren over de stand van zaken (zoals je zou doen voor elk ander project), en de risicoanalyses waarvoor iemand verantwoordelijke is, blijft een belangrijke parameter.
Tenslotte is de attitude van de preventiedienst in deze ook belangrijk. Neem een ondersteunende positie in, bied aan om te helpen, om bijvoorbeeld de eerste analyses samen te doen. Of organiseer een vast spreekuur, waarop ze vragen kunnen komen stellen. Dat is ineens ook nuttig om input vanuit de werkvloer te krijgen.
En, last but not least, neem afstand van je eigen ideale beeld van een risicoanalyse. Soms is een analyse met slecht geschreven lijnen waarin gevaar en risico door elkaar gehaald worden een sterkere analyse dan een tabel met 100 picobello uitgeschreven scenario’s. Omdat die eerste door een leidinggevende gemaakt is, en de oprechte prioriteiten en bezorgdheden van het team vermeldt.
Last but not least: gebruiken we in België RIE of RA?
Tja. Meer dan 20 jaar lang heeft de wetgever hierover geen knoop doorgehakt. In België werden (ook in de wetgeving) diverse uitdrukkingen door elkaar gebruikt. In Nederland was de afkorting RIE gangbaar.
Zelf hanteerden we binnen Konsilo steevast de uitdrukking “risicobeoordeling”, in overeenstemming met de internationale afspraken hieromtrent in een aantal normen, zoals ISO 31000. De term risicobeoordeling wordt internationaal gebruikt voor het gehele proces van risico‐ identificatie, risicoanalyse en risico‐evaluatie.
LAATSTE BLOGS IN DIT TOPIC
Had jij de gratis Gevarenrisicolijst al gedownoad? Bekjk hem hier.
