Documentatie bewaar je apart. Echt.
Dat ene voorbeeld dat je kreeg van een collega-preventieadviseur, dat recente KB, dat model voor risicobeoordeling dat je van internet plukte. Bewaar deze niet samen met de eigen bedrijfsdocumenten, dat is alleen maar verwarrend.
Stel je voor dat de inspectie op bezoek komt, en naar het jaarlijks actieplan van je bedrijf vraagt? Je gaat naar het mapje “JAP-2025” op je netwerk, en krijgt dit te zien…
Dat is niet bevorderlijk voor de duidelijkheid. In deze folder zit documentatie en achtergrondinformatie samen. Dat is nog van toen je het jaaractieplan aan het opmaken was, en op zoek was naar inspiratie om de vorm te vernieuwen.
Er zijn 2 Excel-files die in aanmerking komen om het échte jaaractieplan te zijn.
Niet zo duidelijk, toch? Welke zou jouw jaaractieplan zijn?
Je besluit naar de data te kijken van laatste bijwerking van het bestand.
Beide kandidaat-bestanden hebben dezelfde datum. Waarschijnlijk omdat je de laatste keer dat je het jaaractieplan nodig had, ook al verkeerd had gegokt.
Natuurlijk klik je eerst op de verkeerde.
Degene die je van een collega-preventieadviseur kreeg van een ander bedrijf, en waarop je jouw format hebt gebaseerd.
Damn. Daar gaat die goede indruk.
En daarom, lieve lezers, is het een goed idee om al je documentatie in een aparte, vlakke structuur te bewaren.
Hoe pak je dat aan?
Je creëert een map met de naam “Documentatie”. Of een andere naam die je zelf graag wil gebruiken. Bij Konsilo heet die “Docucenter”.
Je creëert een submap JAP (of jaaractieplan).
Je verplaatst eens en voorgoed al je achtergrondinformatie en voorbeelden naar je Documentatie.
Je hebt nu enkel nog jouw eigen Jaaractieplan over. Veel duidelijker. Dit is hetd ocument dat je zelf gebruikt, het jaaractieplan van je eigen bedrijf. Die andere documenten zijn achtergrondinformatie. Als je die nodig hebt, ga je gewoon naar je eigen bibliotheek/docucenter.
Je herneemt deze stappen de volgende dagen en weken, telkens je documentatie ontdekt op een plaats waar je eigen documenten staan.
Belangrijke tips!
Je houdt de structuur van je documentatie vlak. Slechts 1 onderliggend niveau.
Je hernoemt geen documenten. Als je over een half jaar dat ene voorbeeld online opnieuw tegenkomt, en weer gaat downloaden omdat je al vergeten bent dat je het al hebt, ga je meteen herkennen dat je dat bestand al in je documentatiecentrum hebt.
Hoe houd je vol? Maak je geen zorgen, je voelt razendsnel hoeveel lichter je verzameling interne documenten wordt, en hoeveel handiger het is om al je achtergrondinfo bij elkaar te hebben staan. En dat gevoel zorgt ervoor dat de nieuwe gewoonte gemakkelijk in stand wordt gehouden.
Tadaa. Klaar.